メールの品格 その11 「緊急なことはメールではなく電話で」

2008.08.21 Thursday
これも以前、このブログに書いたことがあると思いますが。

時々、約束時間の30分くらい前に、「やっぱり変更!」なんてメールを出す人がいるのです。(本当ですよ!)

で、そんなこと、30分前にメールでもらっても...遅いですよね。大抵は約束の30分前なんて乗り物とかで現地に向かっていますよね。なのでメールを確認することはないハズです。

当然、そんな時は電話です。最悪携帯メールでもいいですが、やはり相手に伝わったことを確実にするためには、こんな場合は電話が一番です。

その6で「メールの返事は24時間以内」と書きましたが、逆に言うと、「24時間以内に伝わればいい」という用事のみをメールで送るのが正解です。

緊急とか1時間以内に伝えなければいけないことにはメールを使わないのが鉄則です。

メールの品格 その10 「署名の活用」

2008.08.20 Wednesday
ビジネスのメールでは、メール最下部に発信者の情報を常に載せておくことが大切です。これはメールでは「署名」の機能で設定しておくと、メールを書くたびに自動的に掲載される便利なものです。詳しくは、6月3日付のブログ「メールの署名の設定」をご参照ください。

「受け取る相手は自分のことをよく知っているから...」とか、「相手は自分の名刺を渡してあるから...」という考えでは、ビジネスマンとして失格です。(営業マンとしては、更に致命的です。)

メールを読みながら、「ちょっと電話して聞いてみよう」と思ったとき、相手の方はあなたの電話番号を探すことなく、すぐに電話してくれます。あなたの会社のホームページも、検索せずにスグにアクセスしてくれます。

第一...載せておいて、損することがありますか?

署名は是非活用してください。

メールの品格 その9 「季節の挨拶は不要」

2008.08.19 Tuesday
さすがにちょっとしたメールのやり取りで、「拝啓、残暑厳しき今日この頃...」なんて始める人はいなくなりましたが...

まだよくあるのは、必ず「お世話になります」で文章を開始する人。やはりメール時代になってまだ日が浅く、手紙文化を引きずっているからだと思います。特に年配の人に多い例です。(そういう私自身も、やはり単刀直入は抵抗があります...。)

会社としてのやり取りでフォーマルな場合を除き、本来メールは単刀直入でいいのです。

「先日はありがとうござました。」とか、「このたびはご契約をいただき、ありがとうございました。」など、必要な意味もあるし、一般常識として不可欠なものはもちろんありますが、「お世話になっています。」は大抵は不要です。

まあ特に害がないのでいいとは思いますが、傾向としてはだんだんと省かれています。

メールの品格 その8 「びっくりマーク、開封確認は使わない」

2008.08.18 Monday
メールが世の中に普及し始めた頃はちょっと重要(だと自分が思う)メールにはびっくりマーク(!)を付けって送っていました。また相手が受信したことを確認するように開封確認機能を使っていました。

両方とも今ではあまり使われません。

まずびっくりマークですが、迷惑メールが頻繁に「!」付きで送られてきたので、逆に「!」が付いているメールは開かなくなってしまったこと。あとは「!」があってもなくても、メールを受けた人は送信者名と件名で判断するので、必要なくなったことがあります。

開封確認も威圧的な感じがあり、借金催促などの特殊な例以外ではあまり好まれません。

便利機能の使い方も風潮にあわせて使い分けたいものです。


メールの品格 その7 「多少の間違いは大目に」

2008.08.17 Sunday
メールは、手紙にはない気軽さとスピードが長所なので、手紙よりも正確さに対しては寛容なところがあります。

ビジネスの正式な手紙や契約書、依頼書などで誤字があると、ちょっと格好悪いですが、メールでは誤字の1つや2つは大目にみるのが一般的です。英語でのスペルミスも同様です。偉い人からのビジネス文章でもよく誤字を見つけます。一つにはメールは他人がいちいち見直すこともなく送信するのが理由だと思います。

これはこれでいいのです。それよりも気軽さとスピード。慎重になりすぎるあまりに返事が翌日になってしまうくらいなら、誤字があっても即答したほうがメール社会では喜ばれることは間違いありません。

メールの品格 その6 「返事は24時間以内」

2008.08.16 Saturday
これも以前このブログで書いたことなのですが、日本でも海外でも、できるビジネスマンの間では共通のルールだと思います。私も常に心がけています(が、実行できていないことがたまにあります...)

もし、休みや出張などでメールをチェックできないときは自動返信機能を使って、メールを見られない旨を伝えておくことが大切です。

土日祝は例外ですが、海外の人とやり取りするときは日本の祝日やお盆・正月などの長期休暇は知られていないこともあるので、やはり自動返信機能を設定しておくことが必要だと思います。

24時間以内の返事。100%は実際には無理かも知れませんが、出来る限り努めたいものです。

メールの品格 その5 「1つのメールに1つのテーマ」

2008.08.15 Friday
私自身もよくやってしまうのですが、1つのメールに色々な用件をまとめて書いてしまう人がいます。

ありがちなのが、比較的親しい人とのやり取りで、例えば契約書の話を書いた最後に、「ところで近々一杯いかがですか?」とするやり方。

で、「じゃあ、来週金曜日にでも」「いや、月曜日の方が...」なんて返事のやり取りを、返信機能を使ってそのまま送ってしまうと、「契約金額一部修正の件」なんて件名のままでこの飲み会の話が進んでしまいます。非常によくある例です。

これでは、その2で書いたように、せっかく意味のあるタイトルをメールにつけていても、台無しになってしまいますね。

飲み会の話でなく仕事の話でも、また返信のやり取りがなくても、異なる用件を箇条書きにいくつか書いてしまうと、やはり受け取った人は整理が大変です。あとでそのメールを探すのも、件名だけでは判断できず中身を全て読み直さなくてはいけません。

多少面倒でも1メール1用件。別件で返事をするときは新規に作り直すことが、結局は手間を省くことになります。

メールの品格 その4 「返事には原文を添えて」

2008.08.14 Thursday
送られてきたメールの返事を書くときには、メールの「返信」機能を使って書くのが大原則です。そうすると、もともとの件名の頭に自動的に「RE」がついて、もとの文章が「>」で引用されて作成されます。おそらく大半の人が使っていると思います。

しかし時々、これを使わずに新しいメールとして返事メールを作成する人や、せっかく返信機能を使っているのに元の文章を消してしまっている人、また機能として返信時に元の文章を引用しないように設定している人がいます。

そして、数日経過してやっと返事がきて、しかも元の文章の引用なしに、「本件、了解しました。」などと書かれても、「?」ですね。

またある程度の規模の会社では、担当者が休みでも代わりの人がメールをチェックして業務を引き継げるようになっているところもあるのですが、そんな時に、たとえ知らない件でも過去のメールが下に引用されていれば全体を理解するのが簡単です。

携帯メールなどの制限があるならともかく、通常のビジネスメールでは元の文章の引用は必須です。

メールの品格 その3 「箇条書きを活用し、整然とわかりやすく」

2008.08.13 Wednesday
日本でも海外でも、出来るビジネスマンは必ずといっていいほど、箇条書きを上手に活用します。

次の例を比較してください。

例1:「8月29日の会議は、昼1時に第一会議室に集合で、部長職全員で組織改革のこと、来期予算のことを話し合います。」

例2:
8月29日会議
時間:8月29日13時
場所:第一会議室
参加者:部長職全員
議題:(1).組織改革について (2).来期予算について

いかがですか? 明らかに例2の方が見やすく、わかりやすいですね。整然としていて、見た人も必要な情報がパッとわかりますし、覚えやすいはずです。あとで必要情報を探すときも簡単です。

案内だけでなく何かの依頼や質問、指摘や指導など、あらゆる場合に使えます。

是非実行してみてください。

メールの品格 その2 「件名は意味のあるものを」

2008.08.12 Tuesday
送信者名に続いて重要だと思われるのが、件名です。

「おはようございます。」「マハナコーポレーション清水です。」「お世話になっております。」などという件名が、なんと多いことか。よほど親しい人とのやり取りや、遊びのメールならともかく、ビジネスメールで、「おはようございます」という件名は超・NGです。ビジネス文章を書く人ならわかりますが、重要な社内回覧資料で件名が「おはようございます」になっていたら、どうですか?

メールでも全く同じことです。件名は10〜20文字程度で、簡潔にしかもわかりやすく書くことが大事です。この部分はメールの命だと思います。

「8月29日全社会議の時間変更」「メール設定に関して質問」「本日の飲み会の会場決定」「契約書の内容一部訂正のお願い」などとすれば、メールを受けた人もわかりやすいと思います。とても重要な内容であることが件名から相手に伝われば、忙しくてもすぐに見てくれることでしょう。

また送信者も受信者も、整理するときや後で探すときにとても楽です。メールが何千とあっても件名でソートしたり検索したりして探し出すことも出来ますし、件名を見ればいちいち開かなくても中身が判断できるからです。

これが、「おはようございます」という件名だと大変なのは、想像できますね?